-
Pseudonymizovaná data
Zaměstnance identifikuje jen vaše interní ID. Jména, rodná čísla ani kontaktní údaje nezpracováváme.
-
Minimalizace dat
Každý zpracovávaný údaj má doložený účel. Údaje, které výpočet nevyžaduje, nepřebíráme.
-
Mzdová data v EU
Aplikace a databáze běží ve Frankfurtu (AWS eu-central-1), zálohy rovněž v EU.
-
Data máte pod kontrolou
Export je dostupný kdykoli. Po skončení smlouvy data smažeme, včetně záloh.
Jaká data zpracováváme a proč
O zaměstnancích
| Potřebujeme | Doporučujeme | Nepotřebujeme |
|---|---|---|
| Interní ID zaměstnance | Pohlaví | Jméno a příjmení |
| Název pozice | Pohyblivou složku mzdy | Rodné číslo, datum narození |
| Základní mzdu | Benefity | Adresu, e-mail, telefon |
| Výši úvazku | Platnost mzdy (od–do) | Číslo bankovního účtu |
| Datum nástupu a odchodu | Hodnocení výkonu | |
| Měnu | Zdravotní údaje, důvody nepřítomnosti |
Data přebíráme jako export z vašeho HRIS nebo mzdového systému (XLSX nebo CSV). Přímý přístup do vašich systémů nevyžadujeme. Rozsah údajů nad rámec povinných určujete vy.
K čemu který údaj slouží
| Údaj | Účel |
|---|---|
| ID zaměstnance | Propojuje mzdu s pozicí a umožňuje sledovat změny v čase bez znalosti identity zaměstnance. |
| Pozice | Zařazení do mzdové třídy a pásma. |
| Mzda a úvazek | Přepočet na plný úvazek a porovnání s pásmem pozice. |
| Pohlaví | Rozdíl v odměňování žen a mužů podle směrnice (EU) 2023/970. Bez tohoto údaje nelze analýzu provést. Ostatní výstupy jej nevyžadují. |
| Pohyblivá složka a benefity | Výpočet celkové odměny, nejen základní mzdy. |
| Platnost mzdy, nástup a odchod | Reporty ke stanovenému datu, bez zaměstnanců, kteří k tomuto datu již odešli. |
O firmě a uživatelích aplikace
Data o firmě: pozice, oblasti, seniority, kompetence, mzdové třídy a pásma. Nejde o osobní údaje, nakládáme s nimi však jako s důvěrnými informacemi.
Uživatelé aplikace: u uživatelů z vaší organizace (typicky HR a vedení) zpracováváme jméno, pracovní e-mail a údaje o přihlášení, a to pro účely řízení přístupu. Přístup k datům mají pouze uživatelé, kterým jej přidělíte, a vždy jen k datům vlastní organizace. Na straně paHRity má přístup jen omezený okruh pověřených pracovníků, a to v rozsahu nezbytném pro zpracování dat a podporu.
Kdo za data odpovídá
U mzdových a dalších zaměstnaneckých údajů, které nám předáváte ke zpracování, jste správcem vy a paHRity vystupuje jako zpracovatel. Data zpracováváme pouze podle vašich pokynů a pro účely poskytování služby. Neprodáváme je a nepoužíváme je pro vlastní účely. Subzpracovatelům je zpřístupňujeme pouze v rozsahu nezbytném pro provoz služby.
Součástí smlouvy je smlouva o zpracování osobních údajů. Její znění i aktuální seznam subzpracovatelů vám na vyžádání zašleme.
Provozovatel služby: FlexiHR s.r.o., IČO 22119582, se sídlem Družstevní ochoz 1251/48, Nusle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze.
Datová rezidence v EU
Aplikace, databáze i zálohy jsou v EU. Aplikace a databáze běží v datovém centru ve Frankfurtu (AWS eu-central-1, provozováno přes Netlify). Šifrované zálohy ukládáme v Cloudflare R2 v EU.
| Subzpracovatel | Účel | Certifikace | Kde |
|---|---|---|---|
| Netlify | Hosting aplikace a databáze | ISO/IEC 27001 a 27018, SOC 2 Type II | EU (Frankfurt) |
| Cloudflare R2 | Šifrované zálohy databáze | ISO/IEC 27001 a 27018, SOC 2 Type II | EU |
| Clerk | Přihlašování uživatelů | SOC 2 Type II | USA |
Předávání mimo EU: data o zaměstnancích zůstávají v EU. Do USA se předávají pouze jména a pracovní e-maily uživatelů aplikace, a to za účelem autentizace přes Clerk. Clerk je certifikován podle EU–US Data Privacy Framework a jeho smlouva o zpracování obsahuje pro případ zneplatnění tohoto rámce standardní smluvní doložky. Netlify a Cloudflare mají sídlo v USA a jejich smlouvy o zpracování se opírají o stejné záruky.
O plánovaném zapojení nebo změně subzpracovatele vás informujeme předem.
Jak data chráníme
- Šifrování: veškerá komunikace je šifrována protokolem TLS a databáze nepřijímá nešifrovaná spojení. Data v úložišti jsou šifrována na úrovni infrastruktury.
- Autentizace a autorizace: autentizaci zajišťuje Clerk. Vícefaktorové ověření (MFA) lze pro vaši organizaci vynutit. Každý požadavek na API se autorizuje na serveru na základě ověřeného tokenu relace.
- Oddělení dat klientů: každá firma má v databázi vlastní schéma. Data různých klientů nesdílejí tabulky.
- Ochrana malých skupin: srovnání, v nichž je méně než 5 žen nebo 5 mužů, výstup označí jako riziko reidentifikace, protože by z nich šlo odvodit mzdu konkrétní osoby. Platí to i pro odpovědi na žádosti zaměstnanců o informace o odměňování.
- Auditní stopa: změny dat provedené přes API se zapisují do auditního logu: kdo změnu provedl, kdy, kterého záznamu se týká a stav před změnou a po ní.
- Zálohy: databázi lze obnovit k libovolnému okamžiku v rámci retenčního období (point-in-time recovery). Navíc denně vzniká nezávislá šifrovaná záloha mimo hlavní platformu s retencí 14 dní.
- Zabezpečení webu: Content Security Policy, HSTS a další bezpečnostní hlavičky HTTP. Kontakt pro hlášení zranitelností je zveřejněn v security.txt.
- Umělá inteligence: data zaměstnanců nepředáváme poskytovatelům AI služeb ani je nepoužíváme k trénování modelů.
Bezpečnostní incident: o incidentu, který se týká vašich dat, vás informujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla do 48 hodin od jeho zjištění. Oznámení obsahuje popis incidentu, dotčené kategorie údajů a přijatá opatření. Pokud incident podléhá ohlašovací povinnosti podle GDPR, jako správce jej musíte Úřadu pro ochranu osobních údajů ohlásit zpravidla do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvíte.
Jak dlouho data uchováváme
- Během spolupráce: po dobu trvání smlouvy, aby bylo možné sledovat vývoj v čase.
- Po skončení spolupráce: na vyžádání data vyexportujeme. Z aplikace je smažeme do 30 dní, ze záloh nejpozději o 14 dní později, po uplynutí jejich retence.
- Kdykoli na vyžádání: vybraná nebo veškerá data vaší organizace smažeme i během trvání smlouvy.